Công tác văn phòng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong bộ máy hành chính, là cầu nối giúp cán bộ lãnh đạo nắm bắt tình hình thực tế để đưa ra các quyết sách đúng đắn và hiệu quả. Vào dịp Tết Nguyên đán năm 1950, khi đến thăm Văn phòng Trung ương Đảng tại Chiến khu Việt Bắc, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nhấn mạnh: “Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng... cho nên phải luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, năng lực công tác và giữ bí mật, để phấn đấu thực hiện tốt nhiệm vụ được giao”.

Chủ tịch Hồ Chí Minh, với sự tinh tường và sâu sắc của mình, đã đưa ra những chỉ dẫn quan trọng đối với cán bộ làm công tác văn phòng. Theo Bác, cán bộ văn phòng cần phải nắm chắc tình hình, nêu cao tinh thần trách nhiệm, năng lực công tác và giữ gìn bí mật. Những yêu cầu này không chỉ là cơ sở để đánh giá chất lượng công việc mà còn là nền tảng để xây dựng một đội ngũ cán bộ văn phòng hiệu quả và chuyên nghiệp. Việc nắm bắt đúng tình hình, xử lý thông tin chính xác và kịp thời sẽ giúp lãnh đạo đưa ra các quyết định phù hợp với tình hình thực tế, từ đó góp phần vào sự phát triển chung của cơ quan, tổ chức.

Cán bộ, công chức, viên chức Văn phòng UBND thành phố làm theo lời dạy của Bác.

Nắm chắc tình hình, tham mưu sâu sát

Theo lời dạy của Bác, một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của công tác văn phòng là phải nắm chắc tình hình. Điều này không chỉ dừng lại ở việc thu thập dữ liệu từ các tài liệu chính thức, mà còn đòi hỏi cán bộ văn phòng phải có khả năng phân tích, tổng hợp thông tin, và đưa ra các nhận định chính xác về thực tế. Nắm rõ bối cảnh bên trong cũng như các yếu tố bên ngoài, cùng với việc dự đoán các xu hướng sắp tới, là nền tảng giúp lãnh đạo đưa ra các quyết định đúng đắn và sát với tình hình thực tiễn. Việc tiếp cận và xử lý thông tin nhanh chóng, cùng với việc truyền đạt đúng đắn và kịp thời đến lãnh đạo, đóng vai trò quan trọng trong thành công của công tác văn phòng. Điều này đòi hỏi cán bộ phải có sự nhạy bén, khả năng xử lý thông tin hiệu quả và đảm bảo tính chính xác khi báo cáo.

Không chỉ dừng lại ở việc hiểu rõ tình hình, công tác văn phòng còn giữ vai trò quan trọng trong việc tham mưu cho lãnh đạo. Tham mưu không chỉ đơn thuần là cung cấp thông tin mà còn là việc đưa ra những phân tích toàn diện, giúp lãnh đạo có hướng nhìn rõ ràng về tình hình và từ đó ra quyết định hợp lý. Để thực hiện nhiệm vụ tham mưu hiệu quả, cán bộ văn phòng cần nắm chắc nội dung tổ chức cũng như những thách thức và cơ hội từ bên ngoài. Điều này giúp họ dự đoán các tình huống khó khăn và đề xuất giải pháp, góp phần vào quá trình hoạch định chiến lược của tổ chức. Khả năng tham mưu đúng đắn đòi hỏi tư duy phân tích sắc bén và luôn cập nhật kiến thức mới.

Giữ gìn bí mật

Giữ gìn bí mật là nhiệm vụ sống còn của công tác văn phòng. Chủ tịch Hồ Chí Minh đã từng nhấn mạnh rằng sự an toàn và thành công của nhiều nhiệm vụ chiến lược phụ thuộc vào khả năng bảo mật thông tin của văn phòng. Trong cả thời chiến lẫn thời bình, bảo vệ bí mật quốc gia và thông tin nội bộ của tổ chức luôn là yêu cầu tối thượng.

Cán bộ văn phòng phải luôn tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình bảo mật, không tiết lộ thông tin ngoài phạm vi công việc. Đặc biệt, trong thời đại số hóa hiện nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, yêu cầu bảo mật càng trở nên nghiêm ngặt. Do đó, cán bộ văn phòng cần trang bị đầy đủ kiến thức về bảo mật số và thực hiện đúng các quy định về an toàn thông tin.

Ngoài ra, cán bộ làm công tác văn phòng phải rèn luyện tính chuyên nghiệp trong công tác lễ tân, phục vụ, đảm bảo việc đón tiếp chu đáo các đoàn khách đến làm việc với cơ quan, đơn vị, địa phương, để tạo ấn tượng tốt đẹp, thể hiện sự mến khách, trọng thị và văn hóa ứng xử chuyên nghiệp. Đồng thời, cán bộ văn phòng phải nâng cao khả năng giao tiếp, ứng phó linh hoạt với các tình huống, phối hợp nhịp nhàng với các cơ quan, bộ phận liên quan, nhằm góp phần xây dựng hình ảnh thân thiện, phát triển và đáng tin cậy trong mắt các đối tác, khách mời.

Tích cực học tập và làm theo tư tưởng, tấm gương đạo đức của Bác theo tinh thần Chỉ thị số 05 của Bộ Chính trị ngày 15 tháng 5 năm 2016 về đẩy mạnh học tập và làm theo tư tưởng, đạo đức, phong cách Hồ Chí Minh, tập thể và mỗi cán bộ, công chức, viên chức, người lao động Văn phòng UBND thành phố đã nêu cao vao trò trách nhiệm của mình trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao.

Đối với tập thể: Xây dựng tập thể đoàn kết, công sở văn hóa sạch đẹp, dân chủ, văn minh, công khai, minh bạch và hiện đại. Cụ thể Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả được bố trí đảm bảo cơ sở vật chất , trang thiết bị đầy đủ, các thủ tục hành chính được niêm yết rõ ràng, đầy đủ thông tin. Trang phục của mỗi cá nhân luôn gọn gàng. Cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC) và người lao động cùng thống nhất mặc đồng phục trong các ngày thứ hai và thứ năm hàng tuần.

Đối với mỗi cá nhân: Thực hiện tốt nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan. Nâng cao nhận thức về phẩm chất trung thực, trách nhiệm trong công việc. Giữ gìn tài sản công và giải quyết công việc một cách nhanh chóng, đúng quy định của pháp luật theo phạm vi chức năng, thẩm quyền được giao. Trong những năm qua, tích cực học tập và làm theo tư tưởng, đạo đức của Người, công chức Phòng Hành chính – Tổ chức của Văn phòng UBND thành phố đã thực hiện tốt nhiệm vụ của mình; với kết quả đó là sự hài lòng của khách hàng. Cụ thể thông qua Phiểu khảo sát ý kiến hài lòng của các tổ chức, cá nhân và đơn vị, cách ứng xử, giao tiếp, tinh thần trách nhiệm của CBCCVC được góp ý như: Vui vẻ, hỗ trợ, nhiệt tình và có trách nhiệm. Xử lý công việc tiếp nhận nhanh chóng…

Bước vào giai đoạn, thời kỳ mới của công nghệ chuyển đổi số, các CBCCVC và người lao động Văn phòng cần thực sự thấm nhuần lời dạy sâu sắc của Bác, khắc phục mọi khó khăn, không ngừng đổi mới và nâng cao năng lực công tác chuyên môn. Để công tác tham mưu - phục vụ ngày càng tốt hơn, tận tụy hơn, chu đáo hơn và mang tính chuyên nghiệp hơn thì cần thiết phải cải tiến công tác thông tin, báo cáo bảo đảm đầy đủ, kịp thời, ngắn gọn, rõ ràng, chính xác, có tính khoa học, phản ánh được đầy đủ thông tin cần thiết; tăng cường công tác giữ gìn bí mật công tác, không được làm lộ, lọt thông tin. Đồng thời, tăng cường đầu tư cơ sở vật chất để hiện đại hóa công sở, là cơ quan đi đầu trong việc thực hiện nghiêm văn hóa, văn minh công sở; đẩy mạnh cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện nhiệm vụ nhằm xử lý công việc một cách chính xác, kịp thời, hiệu quả, từ đó nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp.